Cómo va a funcionar la reserva y el pago en línea de PhotoWalk, Foto Alquímica y The Portrait Atelier: qué ve el cliente en cada paso, qué pasa detrás cuando paga y qué hacemos esta misma semana mientras se construye. Los horarios los siguen administrando ustedes en Calendly, como hoy.
No es una falla de Calendly: es cómo quedó armado el flujo anterior. El calendario y el cobro eran dos cosas separadas, y Calendly confirma en cuanto alguien elige una fecha.
El correo de «tu reserva está confirmada» deja de salir del calendario. Lo manda nuestro sistema en el momento en que Stripe avisa que el pago entró. Si el pago no llega, no hay confirmación, ni correo, ni lugar ocupado.
Calendly se queda como el lugar donde el equipo maneja la agenda. Lo que cambia es que el cliente ya no entra a Calendly: nuestra página lee los horarios que Calendly tiene libres y, cuando el pago entra, crea la cita en Calendly por su API.
Todo pasa dentro de las páginas de The Image Experience; los horarios salen de su Calendly. El único cambio de pantalla es el pago, que abre Stripe en la misma pestaña (no en una ventana emergente) y regresa a nuestra página al terminar.
Calendario con las salidas o los horarios disponibles y cuántos lugares quedan.
Lugar libreDe 1 a 8 personas (PhotoWalk) o hasta 4 (Foto Alquímica). El total se calcula al momento, con el descuento de grupo.
Apartado 30 minStripe: tarjeta, meses sin intereses, cupón y casilla de políticas de cancelación.
Apartado 30 minPágina de confirmación, correo y WhatsApp con los detalles. La galería recibe el aviso.
Pagado · confirmadoEl horario tiene lugares. Cualquiera lo puede elegir.
Alguien está pagando. Sus lugares no se le ofrecen a nadie más durante 30 minutos. No hay correo ni aviso a la galería.
Entró el pago. Los lugares quedan ocupados y salen todas las confirmaciones. Si pasan los 30 minutos sin pago, el apartado vuelve a libre.
Ejemplo: PhotoWalk para 3 personas, sábado 11 de octubre a las 9:00.
Sólo se ven las salidas reales (viernes 15:00, sábado 9:00 y 15:00, domingo 9:00) con su cupo. Lo lleno no se puede elegir.
El total sale de la misma tabla de grupos que ya usa el precotizador. Pedimos WhatsApp y correo para confirmar, no para cobrar.
Es la página de pago de Stripe, en la misma pestaña. Los meses sin intereses aparecen solos si la tarjeta es de crédito mexicana. La casilla de políticas es obligatoria.
Te mandamos la confirmación por correo y por WhatsApp, con cómo llegar y qué llevar.
Esta página sólo aparece cuando el pago ya entró. Si alguien la abre sin pagar, ve «Tu pago no se completó» con un botón para reintentar.
Stripe nos avisa del pago en el mismo segundo. A partir de ahí todo sale solo, en este orden, y nada de esto ocurre si el pago no entró.
Avisa que el pago de $7,830 entró, con la fecha, las personas, el cupón usado y la aceptación de las políticas. Le manda al cliente su recibo de pago.
Se crea la cita en su Calendly con los datos del cliente. Los 3 lugares quedan ocupados y la salida muestra 2 de 8 en la página.
Recibe correo y WhatsApp de confirmación con fecha, dirección, mapa, qué llevar y la política de cancelación. Es el único mensaje de «confirmado» que existe.
Llega un WhatsApp al teléfono de la galería y un aviso en la bandeja, también de noche y en fin de semana.
El prospecto pasa a la etapa Pagado, con la experiencia, el monto y el anuncio del que vino. Por fin se sabe qué vendió cada campaña.
| Situación | Qué pasa |
|---|---|
| Abre el pago y se va | A los 30 minutos el apartado vence y los lugares vuelven a estar libres. No sale ninguna confirmación. Si dejó su WhatsApp, recibe un solo mensaje: «Tu lugar se liberó; si todavía quieres ir, aquí puedes reservar otra vez». |
| El banco rechaza la tarjeta | Stripe se lo dice en la misma pantalla y puede intentar con otra. Su lugar sigue apartado mientras le queden minutos. |
| Dos personas quieren el último lugar | Lo gana quien lo apartó primero. El segundo ya no lo ve disponible. Si aun así el horario se llenó en Calendly mientras pagaba, el sistema le devuelve el pago completo al momento y le ofrece otra fecha. |
| Quiere cambiar de fecha | Escribe por WhatsApp. El equipo la mueve en Calendly, como hoy, sin cobrar de nuevo, según la política de cancelación. |
| Cancela | Se cancela en Calendly y se aplica la política que aceptó al pagar. Si procede reembolso, se hace desde Stripe y regresa a su tarjeta. |
| La galería cierra un día | Se bloquea en Calendly, como hoy, y deja de aparecer en la página. Las reservas que ya existían se reagendan en Calendly. |
No todas se reservan igual. PhotoWalk y Foto Alquímica se pueden pagar completas en línea; el retrato necesita la llamada con Virgilio, así que en línea sólo se aparta la fecha.
| Experiencia | Horarios | Personas | Precio | Qué se paga en línea |
|---|---|---|---|---|
| PhotoWalk 35mm | Vie 15:00 · Sáb 9:00 y 15:00 · Dom 9:00 | 1 a 8 por salida | $2,900 por persona, tabla de grupos (2 = $5,510 … 8 = $17,400) | Total |
| Foto Alquímica | Bloques de 30 min, jueves a domingo | Hasta 4 en un retrato | $2,400 por experiencia | Total |
| Retrato Familiar e individual | Fecha tentativa, jueves a domingo | Según la colección | Raíz $8,700 · Esencia $12,500 · Legado $18,800 | Anticipo para apartar la fecha; lo demás después de la llamada con Virgilio |
No hay que esperar dos semanas para dejar de confirmar sin cobrar.
Se quitan las ligas de Calendly del WordPress y de las páginas: el cliente ya no agenda ahí. Calendly sigue siendo su agenda interna. Si se quiere dejar una liga mientras tanto, se activa «Requerir pago para reservar» con Stripe, para que no confirme sin cobrar.
Una liga por tamaño de grupo, con el precio exacto, meses sin intereses, cupones y la casilla de políticas. La fecha se confirma hasta que llega el recibo del pago.
| Qué | Cómo queda | Costo o nota |
|---|---|---|
| Meses sin intereses | Se activan en la configuración de métodos de pago, con los plazos que se decidan | Comisión adicional: 3 meses 5 %, 6 meses 7.5 %, 12 meses 12.5 %. La paga el negocio. |
| Cupones | Por porcentaje o monto, por experiencia, con fecha de vencimiento y número de usos | Un cupón por compra. Un código por influencer permite medir quién vende. |
| Políticas | Casilla obligatoria con liga al PDF de cancelación | Pide la liga de términos en el perfil público de Stripe. |
| Recibo | Stripe manda el recibo de pago automático | Es distinto de nuestra confirmación con los detalles de la experiencia. |
| Comisión normal | Tarjeta nacional | 3.6 % + $3 por cobro. |
Cada plazo tiene su comisión. En un PhotoWalk de 2 personas ($5,510) a 6 meses, las comisiones suman unos $615.
Recomendación: 3 y 6 meses en todo; 12 meses sólo en Retrato desde $12,500.Hoy por WhatsApp se aparta con 50 %. En línea es más simple cobrar el total, y con meses sin intereses el cliente no lo siente como un pago grande.
Recomendación: total en línea; el anticipo se queda para quien reserva por WhatsApp.Por WhatsApp se han ofrecido 25 % y $999. En línea tiene que ser un solo monto.
Recomendación: $999 fijos, que se descuentan del total.Confirmar que es la ligada a BBVA y darnos acceso para configurar meses sin intereses, políticas y la llave para conectar las páginas.
El acuerdo del 14 de septiembre fue el teléfono de la galería. Puede ser más de uno.
Crear citas por la API de Calendly pide un plan de pago de Calendly y autorizar nuestra conexión desde su cuenta. Confirmar qué plan pagaron por el año y quién es el administrador.
Con esas respuestas: ligas de pago y respuesta guardada esta semana; calendario, pago y confirmaciones en las páginas en 2 a 3 semanas, probado con pagos de prueba antes de abrirlo.